Cómo escanear documentos con el móvil, almacenarlos, y no perderlos nunca

Una de las mejores tools que no todo el planeta sabe que tiene en su móvil es el escáner. Como el movil es una tool de productividad te hablamos todos los beneficios de utilizar el móvil como escáner. No solo aplicaciones, sino trucos, sugerencias y utilidades.

El escáner, una tool de trabajo infravalorada

Una de las tools más infravaloradas del móvil es la propia cámara del móvil. Más allá de ser una tool para inventar fotografías, también tiene otras programas prácticas.

El escáner es una de esas aplicaciones  que no todo el planeta conoce, o asume que puede utilizar en su día a día. Realmente es muy útil si eres alumno o trabajas con documentos, ya que se abre un planeta de posibilidades. Pero hoy te vamos a detectar todas sus utilidades, trucos y cómo aunar tecnología y productividad en un equipo que quizás hasta ahora solo utilizases para el ocio.

La importancia de la digitalización de datos es crucial

En mis años de instituto y comienzos de la universidad, el escáner era una tool muy útil para mi. La oportunidad de tomar cualquier libro o apuntes y escanearlo ampliaba mi base de conocimientos para estudiar. El escáner para mi siempre ha sido una tool imprescindible, sin embargo tenía 2 problemas. Tamaño y peso.

Allá por comienzos de 2012, con un Xperia U pude detectar la preferible revolución que supuso Android® por mi productividad. No es que tuviese una cámara excelente, sin embargo era lo suficientemente buena como para procesar como un escáner, sin embargo sin las limitaciones de este.

En aquel entonces estaba adentrándome en 2° de ingeniería informática. Es una carrera en la que muchos contenidos se dan en ordenador, sin embargo aún había ciertos bienes en los que un buen libro te salvaba la papeleta.

Tener un escáner usando la cámara del móvil ha sido una de las tools más útiles en mi época como estudiante.

Por otro lado, para estudiar a programar bien teneis que saber y comprender de algoritmos. La forma más útil de optimizar en este aspecto era quedar con compañeros y resolver problemas en pizarra. Tan pronto como terminábamos un ejercicio, escaneábamos y ya podíamos eliminar la pizarra, que lo seguiríamos teniendo a mano.

Más allá de libros y apuntes, el escaneo también se me ha transformado en una tool indispensable para esas facturas de productos que teneis que sostener durante la garantía y que se terminan borrando. Lo mismo para contratos o datos fundamentales que no podrias o no deseas perder.

Resumen de utilidades donde el escáner es una tool útil

  • En trabajos conjuntos, para tener digitalizados apuntes que vais a necesitar todo el grupo.
  • En la biblioteca, para escanear todo lo que necesitas de muchos libros en una sola visita.
  • Ejercicios resueltos en pizarra, ya sean de clase, resueltos en sala de repaso o tutoría.
  • Documentos fundamentales de trabajo cuya pérdida podría meterte en problemas.
  • Facturas y tickets de compra.
  • Certificados fundamentales (por ejemplo, diplomas).
  • Cualquier informe que consideres de valor, pese a que sea personal. Una carta de amor, las primeras informativos de tus hijos. Cualquier cosa afectiva que sepas que pueda no perdurar al tiempo. Puedes conservarlas en físico, también en digital.

Ya teneis una aplicación en tu móvil, pese a que aún no lo sabes

Si, para tu sorpresa, lo más seguro es que en tu móvil Android® ya exista una aplicación con la que podrias efectuar escaneos. Google Drive es la aplicación de nube de Google® donde logramos almacenar ficheros, así como abrir documentos.

Entre sus algunas opciones, tenemos la oportunidad de escanear documentos. Y ojo, que los resultados son más buenos de lo que parecen. Solo teneis que continuar estos pasos:

  • Abre la aplicación de Google® Drive (o descárgala si no la teneis instalada).
  • Una vez abierto y con la sesión iniciada, tendrás que pulsar en el botón ubicado en la parte inferior derecha.
  • Se abrirá un menú inferior para escoger que queremos añadir. Seleccionamos la cámara donde pone escaneado.
  • Tendrás que darle permisos a la aplicación para entrar a la cámara.
  • Escanea los datos que necesites. Puede que tengas que adaptar los puntos de reconocimiento.

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Camscanner, cuando ser una tool dedicada tiene sus beneficios

Por otro lado, alejándonos de los complementos de enormes corporaciones, tenemos una pequeña aplicación que lleva ahí desde sus comienzos y que ha sabido inventar una tool dedicada y especializada en el escaneo de documentos. Todos los que hemos usado el móvil como escáner en los primeros años de Android® recordamos con cariño a Camscanner.

Se intenta de una aplicación que funciona para lo que sirve. Toma una imagen, aplica filtro de limpieza (para que el efecto quede parecido al de utilizar un escáner) y listo.

La limpieza de imágenes de Camscanner nos parece la preferible que podrias encontrar.

Las mejorías de esta aplicación están en la facilidad para colaborar escaneos, poder tomar informativos sobre los propios datos digitalizados, enviar escaneos con facilidad a impresoras o fax, además de tener su propia nube. Tiene un enorme número de beneficios útiles.

Incluso logramos escanear imágenes que hayamos tomado previamente desde la galería.

Quizás su mayor pega esté en que algunas de esas características son de pago y suscripción, quedando más limitada en su versión gratuita. Pero es que es una aplicación tan buena que si la digitalización de datos es una parte significativo de tu trabajo, merece la pena.

Si el texto tiene bastante claridad, el reconocimiento óptico puede cambiar la foto en texto.

Existen algunas más programas para inventar documentos, sin embargo creo que estas 2 opciones son las más interesantes. A nivel gratuito entrambos son excelentes, mientras que la modalidad de suscripción de Camscanner es perfecta para profesionales que requieran digitalizar sus documentos.

Si conoces cualquier otra aplicación, quizás esté al nivel de estas o pueda ser mejor. Todo es cuestión de detectar si tiene alguna tool o modo de uso que a ti te guste. Adobe Scan u Office Lens son ejemplos de programas de escáner de calidad. Si conoces una aplicación mejor, siempre podrias compartirla con nosotros en los comentarios.

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Autor: INTSIG Information Co.,Ltd
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Trucos para lograr un preferible escaneo

  • Evita los focos directos de luz, ya que benefician que aparezcan sombras.
  • Utilizar el flash no es mala idea, sin embargo hazlo a cierta distancia.
  • Utiliza una superficie plana.
  • Si teneis el papel arrugado, el escaneo perderá calidad.
  • No hace falta que te acerques demasiado. A una distancia intermedia conseguirás un buen resultado.
  • Ten la lente limpia. El escaneado no solicita una cámara puntera, sin embargo si que puedas tomar imágenes con bastante nitidez.

Escanear solo es la 1ª parte del proceso: Busca una gestión eficiente

Esta es una organización por temáticas. Efectiva cuando deseas organizar datos en temas concretos.

El planeta de la digitalización va mucho más allá de escanear datos y a continuar viviendo. No, el objetivo de la digitalización va mucho más allá de suceder de un papel al móvil. El objetivo final de tener todos nuestros datos es la accesibilidad de los mismos, saber que teneis un soporte extra, que además va siempre contigo. No importa que te independices y dejases en home de tu madre tus apuntes de la universidad, que pierdas la mochila, o inclusive que los tires por accidente. Tampoco es cuestión de tirar los papeles que escanees, sino que podrias reservar ambos.

Al equivalente que cuando clasificamos nuestros datos físicos intentamos continuar cierto orden para encontrarlos con facilidad, en la digitalización de datos es significativo seguir una organización para que no se pierda nada en un batiburrillo de archivos y carpetas. A veces inventar un orden es un poco lioso, sin embargo en mi destreza he conseguido hallar una organización de carpetas que tras muchos años digitalizando documentos, es la que preferible me ha funcionado.

  • En una carpeta principal, voy haciendo carpetas que resuman el tipo de datos que irá ahí. Puede ser “Facturas”, el nombre de una asignatura, los trabajos del colegio de tu hijo. Lo significativo es que el nombre de la carpeta sea descriptivo, que quede bien claro de que va, pese a que sea un nombre muy largo.
  • Dentro de cada carpeta voy añadiendo datos digitalizados. Cuando veo que el volumen inicia a ser muy enorme en dicha carpeta inicio a crear subcarpetas que organizo por años. Por ejemplo, en “Contratos” podría tener las carpetas 2012, 2013, 2015, 2016, etc…
  • Por último, el nombre que le das a un informe escaneado. Vuelvo a insistir que le des una nomenclatura que te indique claramente de que va. Un título largo no tiene por qué tener coherencia, sino que puede ser una combinación de frases clave. Por ejemplo, un tema común en mi carrera son los grafos, por lo que si quiero investigar ejercicios de grafos solo tengo que escribir la frase en el buscador y aparecerán todos. Sé que es difícil, sin embargo en un estilo de vida productivo estudiar e interiorizar estas cositas es crucial.

Tus datos son importantes, no los almacenes en un único medio

Por último reseñar una regla muy significativo que llega también en la filosofía de desear digitalizar todos nuestros documentos. Recordemos que el objetivo de esto no es solo que sea guay poder entrar a cualquier documento, sino preservar todas esas copias que hemos hecho del papel.

Dedica un tiempo para tener tus copias de protección del contenido. Puede que te roben la cuenta de Dropbox® y acabes perdiendo camino a décadas de documentos, o que no te fíes de la nube, lo guardes en local y de repente tu disco rigido deje de funcionar.

Es importantísimo tener algunas copias de datos importantes. No te fíes de un único medio.

Es muy significativo guardar todos tus escaneos en muchos repositorios, de tal forma que siempre puedas tener camino como mínimo a tus datos en 3 soportes.

No confíes solo en tu móvil, no confíes en tu ordenador, no confíes en la nube, no confíes en un disco externo, no confíes en el papel físico. Pero si confías en todos ellos, será inútil que pierdas toda esa información.

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Agradecemos a la fuente original por la información que nos ayudo a crear este articulo.

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